Comment garder votre équipe soudée lorsqu’elle travaille à distance?

Laissons de côté le préambule habituel sur la pandémie (vous le connaissez déjà) et disons simplement ceci : le travail à domicile est notre nouvelle réalité et elle n’est pas prête de disparaître. Ce qui est peut-être plus surprenant, c’est que le travail à distance s’est aussi largement révélé être une expérience réussie.

Selon Statistique Canada, 90 % des télétravailleurs canadiens déclarent être au moins aussi productifs, voire plus productifs, en travaillant à distance. Il s’est également avéré populaire auprès des employés, puisque plus de 80 % des nouveaux télétravailleurs ont indiqué qu’ils aimeraient travailler au moins la moitié de leurs heures depuis leur domicile une fois la pandémie terminée. Les employés déclarent également économiser de l’argent (en évitant en grande partie les frais de déplacement), et les entreprises déclarent économiser jusqu’à 11 000 dollars par employé à distance à mi-temps sur les dépenses liées au lieu de travail.

Entre une productivité accrue, un plus grand bonheur des employés et des économies pour les travailleurs à distance et leurs employeurs, il y a beaucoup de bonnes choses à dire sur le travail à distance.

Cela ne veut pas dire qu’il n’y a pas de défis et la gestion d’équipe en est un important. Des études montrent que la collaboration s’améliore considérablement lorsque les employés se rencontrent en personne. Il est également plus difficile d’instaurer une culture d’entreprise positive lorsque tout le monde est à la maison. Le simple fait de veiller à ce que votre personnel reste connecté et synchronisé au jour le jour peut s’avérer difficile pour les dirigeants.

Cela dit, les dirigeants de petites entreprises doivent s’employer activement à rapprocher leurs équipes à distance. Voici quelques stratégies pour garder votre équipe connectée :

1. Communiquer efficacement

   La communication est essentielle pour gérer une équipe à distance. Cela ne signifie pas nécessairement plus d’appels vidéo.

   En 2021, les employés ont déclaré passer un tiers de leur journée de travail en appels vidéo, mais près d’un quart des employés ont trouvé ces réunions improductives. Trop de temps passé sur des appels vidéo peut empêcher de faire du vrai travail, et peut conduire à la frustration des employés. Cela entraîne également une fatigue de l’écran, car un contact visuel rapproché excessif peut être très intense.

   Au lieu de recourir par défaut aux appels vidéo, envisagez d’autres formes de communication qui permettent de transmettre rapidement des informations, comme les textos, les canaux de discussion comme Slack ou les applications de gestion de la productivité comme Basecamp (voir ci-dessous).

   Les appels vidéo seront toujours un élément clé du travail à domicile, mais s’appuyer sur d’autres formes de communication dans certaines situations peut aider votre équipe à fonctionner plus efficacement.

2. Créez des opportunités de connexion spontanée

   Les environnements de bureau sont pleins d’occasions naturelles de petites interactions. Pensez discussions amicales dans l’ascenseur ou aux discussions rapides autour de la fontaine à eau. Aussi informelles qu’elles puissent paraître, des études montrent que les informations glanées lors de ces brèves discussions jouent un rôle clé pour permettre aux employés de donner le meilleur d’eux-mêmes.

   Les réunions de groupe par appels vidéo remplacent bien les réunions en salle de réunion, mais elles ne remplacent pas ces interactions amicales. Envisagez des moyens d’encourager les connexions spontanées, comme un canal de discussion distinct pour échanger des informations non professionnelles, telles que des nouvelles locales ou des mises à jour personnelles. Vous pouvez aussi prendre l’initiative de réunions de groupe avec des mises à jour personnelles, comme « ce week-end, je suis allé faire de la randonnée… ».

   Le fait de pouvoir parler d’autres choses que du travail rapprochera les membres de l’équipe et leur permettra d’échanger des banalités et des conversations sociales, ce qui n’est pas le cas dans le travail à distance.

3. Utilisez des applications de gestion de projet

   Avec tout le monde sous le même toit, il est facile de connaître l’état d’avancement d’un projet collectif ou de savoir sur quoi travaille son voisin à tout moment. Même s’ils ne sont pas liés à leurs propres tâches, les employés déclarent se sentir plus proches les uns des autres lorsqu’ils savent ce qui se passe dans les projets sur lesquels travaille leur équipe.

   L’utilisation d’applications comme Slack peut aider les coéquipiers à partager des mises à jour de l’état d’avancement des projets ou des demandes des clients de manière rapide et efficace.

   Des applications comme Basecamp offrent des outils de gestion des tâches qui permettent de créer des groupes afin que les membres de l’équipe puissent voir l’avancement des projets dans leur domaine, sans être inondés de mises à jour constantes sur le travail d’un autre département.

   Il existe un juste équilibre entre le partage excessif et le partage insuffisant, et les applications de gestion de projet peuvent vous aider à trouver le meilleur niveau de partage d’informations pour vous et votre équipe.

4. Créez des groupes de discussion

   Une autre façon d’équilibrer le dilemme entre le partage insuffisant et le partage excessif et de respecter le temps de votre équipe est de communiquer à plus petite échelle.

   De plus petits groupes au sein d’une équipe à distance plus importante permettent aux employés de travailler plus étroitement ensemble, en partageant un niveau de détail plus approprié sur un certain projet, et permettent un meilleur alignement sur les objectifs et les missions. Les appels téléphoniques ou les réunions vidéo peuvent être plus courts et davantage axés sur les problèmes et les objectifs propres au projet. Pendant ce temps, les autres membres de l’équipe ont plus de temps de productivité pour travailler sur leurs propres tâches.

   Il est également plus facile de tisser des liens et d’apprendre à se connaître en petits groupes, et les équipes dissidentes seront motivées pour rendre compte de leur travail à l’ensemble de l’équipe dans une optique de collaboration.

5. Rencontres individuelles

   Dans un environnement de travail à distance, les cadres doivent faire des efforts supplémentaires pour s’assurer que chaque membre de l’équipe se sent soutenu et a accès aux informations dont il a besoin.

   Sans ces micro-interactions naturelles au bureau, les employés peuvent se sentir à l’écart.

   En organisant régulièrement des réunions individuelles avec les membres de votre équipe, vous créez une structure prévisible et un canal ouvert leur permettant d’exprimer leurs questions ou leurs préoccupations. Les cadres doivent mettre l’accent sur l’écoute active pendant ces conversations.

6. Reconnaissez et récompensez vos employés

   L’un des inconvénients du travail à distance est que seuls 25 % des employés à distance se sentent reconnus pour leur travail. Si les employés déclarent être plus productifs, ils disent aussi travailler plus longtemps et être moins appréciés pour le travail effectué.

   Il est important d’essayer de recréer vos rituels de reconnaissance du bureau dans l’environnement du travail à domicile. Qu’il s’agisse d’un diner d’équipe ou de cartes-cadeaux pour un café, les employeurs et les cadres ne doivent pas sous-estimer la valeur de la récompense du travail.

   Le moral de l’équipe est renforcé lorsque les membres de l’équipe sont reconnus pour leurs réalisations, et un meilleur moral de l’équipe se traduit par une meilleure productivité.